5 capacités essentielles d'une opération de dépôt moderne

Que vous soyez un exploitant, un régulateur, un gestionnaire de flotte ou de ressources humaines, ou non - si vous êtes engagé dans le domaine des allocations de dépôts, nous savons à quel point vos tâches quotidiennes peuvent s’avérer compliquées et difficiles.

Les frustrations auxquelles vous êtes régulièrement confronté peuvent aller des difficultés de gestion de vos bases de données d’agents et de véhicules, aux agents qui ne se présentent pas à temps pour leurs services, à la garantie que la paie et la comptabilisation du temps sont exacts pour des centaines d’agents - et tout le reste.

Pourtant, pour garantir que vos lignes opèrent de la manière la plus fluide et la plus fiable possible, vous avez besoin d'un système d'exploitation interne qui vous aide à lever tous ces obstacles de la vie de tous les jours.

Bien qu'il n'existe pas de solution parfaite et universelle pour cela, si vous cherchez à accroître l'efficacité opérationnelle de votre organisation, il y a certains facteurs indispensables que votre système opérationnel devrait vous fournir.

Avec le bon logiciel d'allocations au dépôt, associé aux bons processus et pratiques, vous éliminerez non seulement le chaos de dernière minute, mais pourrez également gagner du temps, réduire les coûts et éliminer les tracas, et offrir une expérience extraordinaire pour vos agents et vos usagers.

Sans plus attendre, voici cinq capacités essentielles d'une opération de dépôt moderne.

1. Avoir les bonnes données à portée de main

En vue de mieux comprendre ce qui se passe réellement avec votre flotte, vos agents/chauffeurs et vos usagers sur le terrain (et au dépôt), il vous faut un large accès à une multitude de données, lesquelles peuvent se présenter sous plusieurs formes.

D'une part, vous aurez besoin d'un accès fréquent aux dossiers détaillés de vos agents et de vos véhicules, notamment les spécifications techniques de vos véhicules, ainsi que les coordonnées de vos agents et les informations relatives à leur accréditation, leur adhésion à un syndicat, les préférences de lignes, les événements prévus, et plus encore.

Idéalement, vous souhaiterez utiliser une plateforme capable de stocker toutes ces données vitales dans une base de données centralisée. C’est ainsi que vous pourrez facilement tout rechercher et filtrer au même endroit, pour trouver les informations dont vous avez besoin avec un minimum d'effort et y apporter immédiatement des modifications et/ou des mises à jour.

Dans le même ordre d’idée, vous aurez également besoin de la capacité d'analyser et d'exporter un volume élevé de données et de rapports - sur des KPI/ICP tels que les coûts, les performances, ou autre - et de partager ces rapports avec les principales parties prenantes de votre organisation.

Si vous recherchez une solution pour vous aider à atténuer et à unifier toutes vos données d‘agents et de véhicules, nous vous recommandons vivement de découvrir notre nouveau produit Opérations.

Avec des bases de données détaillées de gestion des agents et des véhicules, vous pouvez facilement accéder, gérer et analyser toutes les informations essentielles dont vous avez besoin - et intégrer harmonieusement vos données à tous les autres systèmes que vous utilisez, notamment les données SAE, vos systèmes de gestion de RH et de flotte, et l’ensemble de votre base de données opérationnelle.

Notre produit Opérations vous permet également d'analyser et d'exporter facilement des rapports détaillés à partager avec les parties intéressées de votre organisation - sur l'analyse des coûts, les exceptions, les événements et les économies - avec des règles et des formules personnalisées pour établir des statistiques, des codes etc.

Grâce à un accès simple et direct aux bonnes données, votre organisation bénéficiera d'une visibilité et d'informations indispensables, qui pourront être exploitées pour améliorer les performances, réduire les coûts et accroître la satisfaction des agents et des usagers.

2. Allocation et validations en temps réel

Vos opérations se déroulent sur le terrain, en temps réel — et lorsque surviennent des modifications ou des problèmes de dernière minute, vous devez agir rapidement. 

Que vous essayiez de suivre l'état et l'emplacement de vos chauffeurs et véhicules sur le vif, de comprendre quels services sont couverts ou non, ou de vous assurer que chaque agent est pleinement capable d’assumer son service — essayer de faire tout cela manuellement n'est pas seulement incroyablement fastidieux, c'est pratiquement impossible.

Vous avez besoin d'un logiciel d’exploitation qui vous permet de visualiser toutes ces informations à la fois, afin de pouvoir anticiper et apporter des modifications proactives sur-le-champ. Dans le même temps, cela devrait vous apporter l'assurance et la tranquillité d'esprit de savoir que vos modifications sont entièrement conformes à toutes les règles et réglementations.

Heureusement, notre produit Opérations vous permet de faire exactement cela. Vous pouvez voir instantanément tous vos agents pour chaque jour donné, classés par heure de début, et recevoir des notifications en temps réel concernant tout problème ou retard.

Il vous permet également d'échanger ou d'affecter facilement les agents manquants et de vous assurer qu'ils conviennent le plus pour chaque service, avec des validations et des suggestions automatiques basées sur le coût, la disponibilité et les règles et préférences que vous avez sélectionnées (par exemple, en fonction des règles syndicales ou des besoins de votre organisation).

De cette façon, vous serez en mesure de résoudre tout problème avant qu’il ne se présente, tout en garantissant une conformité totale avec les règles personnalisées que vous avez définies, le tout dans un système centralisé et pratique.

3. Masse salariale et comptabilisation du temps dynamiques

Conserver une trace des heures de travail et de la rémunération de centaines, voire de milliers d’agents est un processus hautement complexe - et tenter de faire tout cela manuellement est extrêmement difficile. 

Non seulement cela prend du temps et requiert une main-d'œuvre importante, mais aussi, lors de la gestion d'un si vaste volume de données salariales, des erreurs sont inévitables.

À l’heure actuelle, avec de nombreux systèmes, essayer de corriger même le plus petit changement ou incident - comme un agent sur- ou sous-rétribué de seulement 30 minutes - peut se traduire d‘innombrables gaspillages de temps, d'efforts et de formalités administratives (tout comme d’importants retards de paiement pour vos agents).

Pour veiller à ce que votre organisation fonctionne avec la plus grande efficacité, vous avez besoin d'un système de paie qui assure le suivi des heures des agents en temps réel, tout en offrant la flexibilité d'apporter immédiatement des modifications et des ajustements manuels.

C'est là qu'Optibus Opérations offre une solution idéale. Notre système de salaires dynamique et entièrement flexible reflète automatiquement la présence des agents en temps réel, tout en vous permettant d'apporter des modifications manuelles sur-le-champ.

Il peut gérer même les scénarios de paie les plus complexes dans l'ensemble de votre base de données d‘agents - et peut même calculer le travail futur prévu pour les nouvelles semaines. 

Tout cela vous aide à réduire le risque d'erreur et à assurer l'exactitude de la paie, ce qui se traduit par une plus grande efficacité, moins d'efforts et de tracas, et une satisfaction accrue des agents et des syndicats.

4. La capacité d’anticiper

Nous savons qu'une grande partie de vos opérations quotidiennes se déroulent au vol, mais ce n’est pas irrémédiable !

Et si, au contraire, vous aviez la possibilité de planifier à long terme, en établissant à l'avance chaque aspect de vos roulements, le tout en quelques secondes ?

Avec notre produit Opérations, vous pouvez parfaitement y arriver. La planification de nouvelles semaines de travail devient un processus facile - vous pouvez importer instantanément vos roulements optimisés, assigner des agents à des lignes de roulements (avec des validations et des recommandations basées sur les règles que vous avez définies), puis déployer ces plans directement dans le calendrier.

Vous pouvez même ajouter des règles pour les agents qui ne peuvent pas travailler à certains moments, et notre algorithme en tiendra compte. De plus, notre système de salaires flexible (comme mentionné ci-dessus) peut calculer les coûts prévus pour votre futur travail planifié, afin que vous puissiez anticiper vos dépenses prévues.

En planifiant davantage de vos opérations à l'avance, votre organisation passera moins de temps à éteindre les incendies de dernière minute et plus de temps à se focaliser sur la prise de décisions basées sur les données, pour planifier l’avenir de manière proactive.

5. Répondez aux besoins et aux préférences individuels de vos agents

Dernier point, mais non des moindres, pour que vos opérations se déroulent aussi harmonieusement et efficacement que possible, vous devez mettre davantage l’accent sur la satisfaction des besoins et des préférences de vos héros méconnus : vos agents/chauffeurs.

À l'heure actuelle, de nombreuses organisations sont confrontées à une pénurie d’agents/chauffeurs : un problème croissant dans le monde entier qui débouche sur de mauvaises expériences de toutes parts.

Les agents subissent une plus grande pression et un allongement des heures pour compenser un manque de ressources, conduisant au surmenage et à l'absentéisme. Il en résulte que les usagers se voient confrontés à des temps d'attente plus longs et à des autobus bondés, ce qui se traduit par une mauvaise expérience des usagers et une baisse du taux de fréquentation du réseau. L'un renforce l'autre dans un cycle continu et vicieux.

Que vous soyez ou non confronté à une pénurie, vos agents sont un élément irremplaçable de votre organisation et de sa performance globale - et à ce titre, vous devez vous assurer de respecter leur apport et leurs préférences.

Sans agents/chauffeurs heureux et satisfaits, il est impossible que vos opérations se déroulent sans heurts. Alors, comment être sûr de répondre aux besoins de vos agents ?

Un bon point de départ consiste à demander leur avis direct sur les lignes, les services et les types de pause préférés, la méthode de communication préférée, les besoins de vacances, et plus - puis intégrer ces informations pour créer des tableaux de marche et des roulements pour accroître la satisfaction et promouvoir une meilleure conciliation travail-vie personnelle.

Les produits d’Optibus conçus pour le Cloud Graphicage et habillage et Roulements vous aident à créer rapidement des roulements personnalisés qui reflètent les besoins et les préférences des agents - et désormais, avec notre produit Opérations, vous pouvez aller encore plus loin.

Vous pouvez élaborer des roulements qui tiennent compte des préférences de services, des jours de vacances et bien plus encore pour chaque agent, ainsi que pour différents groupes d’agents. 

En outre, avec notre plateforme d’agents, simple et conviviale, vous pouvez interagir et dialoguer aisément et directement avec les agents via leurs dispositifs mobiles de n'importe où, n'importe quand.

Bien qu'il ne s'agisse que de quelques exemples, lorsqu'il est question de répondre aux besoins et aux préférences des agents, de nombreux autres facteurs doivent être pris en compte. Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous invitons à télécharger notre dernier eBook, Faire face à la pénurie de chauffeurs, qui regorge de conseils et de meilleures pratiques pour vous aider à augmenter le bonheur et la rétention des agents au fil du temps. 

Vous préférez regarder une vidéo ? Découvrez notre enregistrement du Webinaire, où nous abordons ce sujet en détail.

Optibus Opérations : Aider à résoudre vos plus grands défis d'allocation de dépôts

Nous espérons que les informations susmentionnées se sont avérées utiles et informatives pour vous. Ici chez Optibus, nous savons à quel point les allocations de dépôts modernes peuvent être difficiles — et c'est précisément la raison pour laquelle nous avons créé Optibus Opérations.

Après des recherches approfondies et des essais réalisés par des clients du monde entier, Optibus Opérations a été élaboré à partir de zéro et est conçu sur mesure pour relever vos plus grands défis. Il s'agit d'une solution globale et évolutive qui remodèle l'industrie et progresse constamment pour répondre à tous vos besoins opérationnels actuels, ainsi qu'à ceux à venir.

Grâce à notre infrastructure conçue pour le Cloud et à nos algorithmes d'IA et d'optimisation avancés, ainsi qu'à la souplesse pour tenir compte de toutes vos règles personnalisées, formules de paie, modifications de flux d'allocation, et bien plus encore, Optibus Opérations vous permet de prendre des décisions rapides et basées sur les données comme jamais auparavant, sans besoin d'aucune assistance technique.

En fin de compte, tout cela se transpose dans votre organisation en éliminant les changements et le chaos de dernière minute, en gagnant du temps et en réduisant des coûts importants et en accroissant l'efficacité et la satisfaction globales de vos agents et usagers.

Optibus Opérations sera disponible pour les opérateurs du monde entier dans un avenir proche ; donc restez avec nous pour plus d’infos. Pour l'instant, si vous souhaitez en savoir plus sur Optibus Opérations, nous vous invitons à réserver une démonstration individuelle et personnalisée.