5 recursos essenciais para uma operação de garagem modernizada

Se você é um atribuidor, operador, gestor de frota ou RH entre outros, ou membro do setor de atribuições de garagem, você sabe o quão complicadas e desafiadoras podem ser suas tarefas do dia a dia.

Entre os desafios regularmente enfrentados estão as dificuldades no gerenciamento da base de dados de seus veículos e motoristas, até mesmo de atrasos de motoristas, ou da tentativa em garantir a exatidão da folha de pagamentos e do controle de horários de centenas de motoristas, assim como de tantos outros fatores.

Diante disso, a fim de garantir que todas as suas linhas operem de maneira tranquila e eficiente o tanto quanto possível, você precisa de um sistema interno de operações que te ajude a resolver todos esses obstáculos que fazem parte do seu cotidiano.

Se você busca aumentar a eficiência operacional na sua organização e ainda não dispõe de uma solução que se encaixe perfeitamente nisso, é importante observar que existem alguns elementos indispensáveis que devem fazer parte de seu sistema de operações.

Dispondo de um software de atribuições de garagens que esteja integrado às adequadas práticas e processos, além de eliminar dores de cabeça e imprevistos, você também será capaz de economizar tempo, reduzir custos e evitar aborrecimentos, ao mesmo tempo que proporcionará uma experiência excepcional tanto para motoristas quanto para passageiros.

Diante deste cenário, apresentamos aqui cinco recursos essenciais para uma operação de garagem modernizada.

1. Disponibilização dos dados corretos

A fim de compreender melhor o que realmente está ocorrendo com sua frota, motoristas e passageiros, seja em operação ou na garagem, você necessita de amplo acesso a uma variedade de dados, os quais podem chegar até você de maneiras e formatos diversos.

Além disso, você precisa de acesso frequente a registros detalhados de motoristas e veículos, incluindo especificações técnicas de seus veículos, assim como dos detalhes de contato dos motoristas e outras informações, como habilitação, filiação sindical, preferências de linhas, eventos planejados, entre outros.

Para isso, o ideal seria dispor de uma plataforma capaz de armazenar todos esses dados essenciais  em uma única base. Assim, você pode facilmente buscar e filtrar tudo que precisa em um só lugar, encontrando assim a informação requerida com um mínimo esforço e, ao mesmo tempo, efetuar as alterações e/ou atualizações pertinentes.

De igual modo, você poderá analisar e exportar um alto volume de dados e relatórios, em KPIs como custos, performances e então compartilhar esses relatórios com as partes interessadas de sua organização.

Caso você esteja buscando uma solução capaz de ajudá-lo a mitigar e unir todos os dados de veículos e motoristas, é altamente recomendável conhecer o Ops, nosso novo produto.

Com o gerenciamento detalhado de bases de dados de veículos e de motoristas, você facilmente consegue acessar, gerenciar e analisar todas as informações de que precisa e integrar seus dados a outros sistemas que você já usa, incluindo dados CAD/AVL, sistemas de gerenciamento de frota e de RH, assim como toda sua base de dados operacionais.

Além disso, o nosso produto Ops facilita sua análise e exportação de relatórios detalhados para que possam ser compartilhados com as partes interessadas de sua organização, incluindo análise de custos, exceções, eventos e redução de custos. Tudo isso com regras personalizadas e fórmulas para estatísticas de cálculo, códigos e até mesmo preferências para fluxos de trabalho distintos, como férias para grupos de motoristas.

Com o acesso direto e fácil aos dados corretos, sua organização ganhará uma visibilidade imprescindível do que está ocorrendo, podendo melhorar o desempenho, reduzir custos e aumentar a satisfação de motoristas e passageiros.

2. Validações e atribuições em tempo real

As suas operações acontecem ao vivo e em tempo real, portanto, quando ocorrem problemas ou alterações de última hora, você precisa agir rápido. 

Se você tentar fazer o acompanhamento manual do status e da localização dos motoristas e veículos em operação, ou procurar saber quais escalas estão cobertas ou então garantir que cada motorista possa trabalhar de acordo com a escala atribuída, você estará diante de uma tarefa complicada, senão impossível.

Um tipo de tarefa como essa requer um software operacional que lhe permita visualizar todos esses elementos de uma só vez, para que consiga estar à frente dos problemas e fazer alterações necessárias de forma pró ativa e imediata. Ao mesmo tempo, esse software deve proporcionar-lhe a tranquilidade em saber que suas alterações estão completamente conforme a legislação e eventuais regulamentações.

O nosso produto Ops lhe possibilita fazer exatamente isso. De forma instantânea, você visualiza os motoristas para determinado dia, todos ordenados por horário de início e recebe notificações em tempo real sobre problemas ou atrasos.

Também, com o auxílio de nosso software, é possível trocar ou atribuir motoristas ausentes com facilidade e garantir que eles sejam os mais apropriados para cada pegada, com validações e sugestões automáticas baseadas em custo, disponibilidade e regras e preferências selecionadas, assim como em regulamentações sindicais ou nas necessidades da sua organização.

Dessa maneira, é possível tanto resolver imediatamente quaisquer problemas antes que eles ocorram, quanto assegurar total conformidade com regras customizadas e tudo isso em um único, centralizado e conveniente sistema. 

3. Controle de horário e folha de pagamentos dinâmica

Manter um registro de horas trabalhadas e de remuneração para centenas ou milhares de motoristas é um processo altamente complexo. Tentar fazer isso manualmente é uma tarefa extremamente difícil. 

O gerenciamento manual de um alto volume de dados relacionados à folha de pagamentos é uma tarefa trabalhosa e demorada na qual erros são inevitáveis. 

Com a variedade de sistemas existentes hoje em dia, a tentativa de corrigir a menor alteração ou erro, a exemplo de um motorista ser compensado em apenas 30 minutos a mais ou a menos, pode representar uma enorme perda de tempo, de esforço e envolver uma burocracia incrível, podendo também atrasar significativamente a folha dos motoristas.

Para garantir que sua organização opere com alta eficiência, é indispensável dispor de um sistema de folha que permita manter o controle das horas de trabalho dos motoristas em tempo real e que ofereça flexibilidade para alterações manuais ou ajustes imediatos.

É exatamente aqui onde o Ops Optibus  se apresenta como uma solução ideal. O nosso sistema de folha de pagamento dinâmico e totalmente flexível reproduz automaticamente e em tempo real a frequência dos motoristas, permitindo também alterações manuais imediatas.

O sistema pode lidar até mesmo com os cenários mais complexos da folha de pagamento em todo seu banco de dados do motorista, sendo também capaz de calcular o trabalho previsto para novas semanas. 

Tudo isso ajuda você a diminuir riscos de erros e assegurar a exatidão da folha, resultando em alta eficiência com menos esforço e sem dores de cabeça, ao mesmo tempo que aumenta a satisfação dos motoristas e atende às exigências sindicais.

4. Capacidade de planejar com antecedência

Todos sabemos que grande parte das suas operações cotidianas acontecem em cima da hora, o que não precisa ser assim. 

Portanto, se ao invés disso você pudesse programar no longo prazo, elaborando cada aspecto de suas escalas com antecedência, e tudo isso em questão de segundos?

Com o nosso produto Ops é possível fazer exatamente isso. A programação de novas semanas de trabalho torna-se um processo fácil, uma vez que você pode importar suas escalas otimizadas instantaneamente, atribuir motoristas para linhas da escala, com validações e recomendações baseadas nas regras definidas e em seguida inserir essas programações diretamente ao calendário.

Também, você pode adicionar regras para motoristas que estejam impossibilitados de trabalhar em determinadas horas e nosso algoritmo considerará isso. Ainda, conforme mencionado, nosso flexível sistema de folha de pagamentos calcula despesas previstas de seu trabalho programado, antecipando assim os custos esperados.

Ao programar suas operações com antecedência, sua organização gastará menos tempo apagando incêndios de última hora, focará na tomada de decisões baseadas em dados e de maneira pró ativa, e programará o que está por vir.

5. Suporte às necessidades e preferências individuais dos motoristas

Por último, mas evidentemente não menos importante, para que suas operações ocorram o mais tranquilamente e eficientemente possível, você precisa conferir maior ênfase em atender as necessidades e preferências de uma parte importantíssima em sua operação: os seus motoristas.

Nesse exato momento, inúmeras empresas estão enfrentando a escassez de motoristas — um problema global crescente que resulta em experiências indesejáveis para todos os envolvidos.

Motoristas têm sofrido bastante pressão e jornadas extensas visando compensar a falta de recursos humanos, resultando em burnout e absenteísmo. Consequentemente, passageiros têm de enfrentar longos tempos de espera e ônibus lotados, resultando em experiências negativas para passageiros e na diminuição de usuários do serviço. Um problema que leva a outro e transforma-se em um ciclo vicioso.

A despeito de você estar ou não enfrentando escassez de motoristas, é certo que eles representam um componente insubstituível na sua organização e têm importante contribuição no desempenho global. Diante disso, é imperativo que você respeite suas contribuições e preferências.

Pense bem: com motoristas infelizes e insatisfeitos fica mais difícil coordenar as operações com tranquilidade. Portanto, como é possível ter certeza de que as necessidades dos seus motoristas estão sendo atendidas?

Um importante ponto de partida é solicitar diretamente a eles que contribuam informando quanto às linhas preferidas, pegadas e tipos de intervalos. Também, qual seria o melhor método de comunicação, as necessidades de folgas, entre outros. Em seguida, deve-se incorporar essas informações elaborando planejamentos e escalas que tenham como alvo aumentar a satisfação e promover melhor equilíbrio entre vida e trabalho.

Os produtos de Planejamento nativo da nuvem da Optibus e de Escala ajudam você a criar rapidamente escalas customizadas que correspondam às necessidades e preferências dos motoristas — e agora, com o nosso produto Ops, você pode ir mais além.

Isso porque ele possibilita elaborar escalas que consideram preferências de cada motorista em particular ou de grupos de motoristas, como pegadas, dias de folga entre outros mais.

Além disso, com nossa Plataforma de Motorista simples e fácil de usar você consegue interagir e dialogar diretamente com motoristas em seus dispositivos móveis em qualquer lugar que estiverem e a qualquer tempo.

Embora estes representem apenas alguns exemplos, quando o assunto é satisfazer as necessidades e preferências dos motoristas, é preciso considerar diversos fatores. Para saber mais sobre esse tema, convidamos você a fazer o download do nosso mais novo eBook Tackling the Driver Shortage, que traz inúmeras dicas e as melhores práticas para aumentar o grau de satisfação dos motoristas e o nível de retenção dos mesmos no longo prazo.

Você prefere assistir a um vídeo? Confira nosso webinar replay, onde tratamos deste assunto em detalhes.

Optibus Ops: ajudando a resolver seus maiores desafios na alocação de garagem

Esperamos que as informações aqui apresentadas sejam úteis e esclarecedoras. Aqui na Optibus, sabemos bem o quão desafiadoras são as alocações de garagens atualmente — e esta é a razão pela qual criamos o Optibus Ops.

Depois de extensa pesquisa e testagem que realizamos com clientes ao redor do globo, o Optibus Ops foi projetado a partir do zero e elaborado na medida a fim de solucionar seus maiores desafios. Trata-se de uma solução completa e de vanguarda, em constante avanço e que está remodelando o setor a partir da visão de contemplar todas as necessidades operacionais da atualidade e àquelas que ainda estão por vir.

Com a nossa infraestrutura nativa da nuvem e algoritmos de otimização e IA avançada, juntamente com a flexibilidade para acomodar todas suas regras personalizadas, fórmulas de folha de pagamento, alterações de fluxo de alocações e muito mais, o Optibus Ops potencializa sua capacidade de tomadas de decisões rápidas e baseadas em dados como nunca antes, sem a necessidade de nenhum suporte técnico.

Por fim, tudo isso se traduz na eliminação de mudanças e de caos de última hora na sua organização, além de ganho significativo de tempo e redução de custos, assim como no aumento da eficiência geral e na satisfação de motoristas e passageiros.

O Optibus Ops estará disponível a Operadores ao redor do globo em um futuro bem próximo — então fique ligado para atualizações. Por hora, se você deseja saber mais sobre o Optibus Ops, convidamos você a agendar uma demonstração personalizada e individual.