Che tu sia un operatore, un gestore, un responsabile della flotta o delle risorse umane o, semplicemente, sei coinvolto nella gestione operativadelle operazioni di un deposito, sappiamo bene quanto possano essere complesse le tue attività quotidiane.
Database di difficile gestione per l’organizzazione dei mezzi e dei conducenti, autisti che non si presentano in orario e buste paga da calcolare sono solo alcune delle tante difficoltà che puoi incontrare giorno dopo giorno nel tuo lavoro. Senza dubbio, per interfacciarti con queste difficoltà e per superare i numerosi ostacoli quotidiani, hai bisogno di un software interno che ti supporti a 360°.
Sebbene non esista la soluzione perfetta, se stai cercando di aumentare l'efficienza operativa della tua azienda, ci sono alcuni requisiti minimi che un software dovrebbe garantirti.
Con il giusto software per la vestizione e gestione operativa, congiuntamente a buone pratiche e processi giusti, non solo eliminerai il caos dell'ultimo minuto, ma sarai anche in grado di risparmiare tempo e risorse, fornendo al contempo un'esperienza migliore ai tuoi conducenti e ai tuoi passeggeri.
Ecco dunque le 5 principali sfide quotidiane nella gestione operativa.
1. Avere i dati giusti sempre a portata di mano
Per comprendere al meglio cosa sta realmente accadendo alla tua flotta, ai tuoi conducenti e ai tuoi passeggeri su strada, hai bisogno di accedere a un’ampia gamma di dati, che - come sai - possono assumere forme e significati differenti.
Se da un lato hai necessità di monitorare costantemente i registri del conducente e del mezzo - comprensivi delle informazioni tecniche del veicolo - dall’altro hai anche necessità di avere una scheda dettagliata di ciascun conducente: dai loro contatti diretti a eventuali preferenze di tipologie di turni, dall’appartenenza a categorie protette ai parametri contrattuali di retribuzione.
L’ideale sarebbe avere una piattaforma unica che aggreghi tutti questi dati fondamentali in un unico database. In questo modo tutte le operazioni di ricerca e filtraggio risulterebbero accessibili e le operazioni di modifica o aggiornamento estremamente semplificate. Allo stesso tempo, avrai anche bisogno della capacità di analizzare ed esportare un volume elevato di dati e report - come KPI, costi, prestazioni e altro ancora - e condividere questi report con i principali stakeholder della tua azienda.
Se sei alla ricerca di una soluzione che semplifichi la tua gestione quotidiana delle operazioni e che ti permetta di aggregare tutti questi dati complessi, ti suggeriamo di dare un’occhiata al nostro nuovo software Optibus Operations. Con database dettagliati per la gestione dei conducenti e dei mezzi, puoi accedere, organizzare e analizzare facilmente tutte le informazioni di cui hai bisogno e integrare perfettamente questi dati con tutti gli altri sistemi che già utilizzi, inclusi i dati CAD/AVL, i tuoi sistemi di gestione delle risorse umane e della flotta, e l'intero database operativo.
Inoltre il nostro software Optibus Operations semplifica l’elaborazione e l'esportazione di report dettagliati da condividere con gli altri team della tua azienda - dall’analisi dei costi al monitoraggio degli eventi - con regole e formule personalizzate per calcolare statistiche e gestire preferenze per i diversi turni di lavoro (ad esempio per impostare un riposo specifico per un gruppo di conducenti).
Con un accesso facile e diretto ai dati analitici, la tua azienda otterrà le informazioni necessarie per migliorare le prestazioni, ridurre i costi e aumentare la soddisfazione dei conducenti e dei passeggeri.
Le tue attività avvengono su strada, in tempo reale, e quando si verificano cambiamenti o problemi dell'ultimo minuto, devi essere in grado di agire rapidamente.
Monitorare lo stato e la posizione dei tuoi conducenti e dei tuoi veicoli, verificare l’effettiva copertura di tutti i turni, essere certi che ciascun conducente abbia la possibilità di effettuare il turno assegnato sono compiti manuali che richiedono molto tempo e sforzo.
Da qui la necessità di un software operativo che permetta di visualizzare tutte queste informazioni contemporaneamente, così da intervenire tempestivamente in caso di necessità. Allo stesso tempo, lo stesso software, dovrebbe darti la tranquillità di sapere che le tue modifiche sono pienamente conformi a qualsiasi regolamento aziendale interno e alla normativa vigente.
Il nostro software Optibus Operations ti consente di fare esattamente questo. Puoi visualizzare istantaneamente tutti i tuoi conducenti per singolo giorno, ordinati per ora di inizio e, in caso di problemi o ritardi, ricevere notifiche in tempo reale.
Operations ti consente inoltre di scambiare o riassegnare i turni dei tuoi conducenti, con convalide automatiche e suggerimenti dell’algoritmo del software basati su costi, disponibilità, regole e preferenze prestabilite (ad esempio in base alle normative sindacali o alle esigenze specifiche della tua azienda).
In questo modo, puoi anticipare e risolvere qualsiasi problema prima che si verifichi, garantendo al contempo la piena conformità con le regole che hai preimpostato, il tutto in un unico - comodo - software centralizzato.
Tenere traccia delle ore lavorative svolte e dei relativi compensi per centinaia (o migliaia) di autisti è estremamente complesso, soprattutto se questa mansione viene svolta manualmente.
Non solo si tratta di una mansione che richiede molto tempo e attenzione ma è anche molto difficoltosa prestandosi infatti a elevate possibilità di errore.
Con molti sistemi attualmente in uso, qualsiasi correzione, anche una semplice modifica al compenso di 30 minuti, può comportare una grande perdita di tempo e fatica (con conseguenti ritardi nell’emissione della busta paga per i tuoi conducenti).
Per garantire che la tua azienda operi con la massima efficienza, hai senza dubbio bisogno di un software di gestione delle competenze che tenga traccia delle ore di lavoro dei conducenti in tempo reale, offrendo al contempo la flessibilità di apportare modifiche immediate.
Ed è per questo che Optibus Operations è la soluzione ideale per fare tutto ciò. Il nostro software di gestione delle competenze dinamico e completamente flessibile aggiorna automaticamente i turni e le ore di lavoro dei conducenti in tempo reale, consentendo al contempo di apportare eventuali modifiche manuali ove necessario.
Inoltre il nostro software è in grado di gestire anche gli scenari più complessi per tutte le competenze attingendo da un unico database dei conducenti e calcolando anche il lavoro e i costi per le settimane successive.
Queste funzionalità consentono di ridurre il rischio di errore e garantire costante accuratezza delle buste paga, con maggiore efficienza, meno imprevisti e maggiore soddisfazione del conducente e dei sindacati che li rappresentano.
4. La capacità di pianificare in anticipo
Siamo consapevoli che la maggioranza delle tue operazioni quotidiane vengono svolte “al volo”, ma così non dovrebbe essere (in teoria).
E se, invece, avessi la capacità di pianificare nel medio e lungo termine, gestendo in pochi secondi tutte le operazioni di rostering?
Con Optibus Operation, puoi fare esattamente questo: pianificare istantaneamente e con facilità tutti i processi di rostering della tua azienda e assegnare a ciascun conducente il turno adatto alle sue preferenze, al regolamento aziendale interno e alla normativa vigente. Il tutto automaticamente riflesso all’interno di un calendario dinamico facile da consultare.
Puoi anche aggiungere regole specifiche per uno o più conducenti che hanno determinate necessità (ad esempio i permessi lavorativi legati alla Legge 104). Il nostro algoritmo elaborerà i turni nella modalità più efficiente indicandoti anche i costi previsti permettendoti di avere piena visibilità sulle uscite future.
Pianificando in anticipo tutte le tue attività, la tua azienda avrà modo di concentrarsi maggiormente su altre attività e prendere decisioni guidate dall’analisi dei dati effettuata dal nostro software.
5. Soddisfare i conducenti con le loro preferenze e necessità
Infine, ma certamente non meno importante, affinché le tue operazioni si svolgano nel modo più efficiente possibile, come sai, bisogna porre attenzione alla soddisfazione delle colonne portanti di ciascuna azienda di trasporto pubblico: i conducenti.
Molte aziende stanno affrontando oggi la carenza di conducenti nel TPL, un problema crescente in Italia e nel mondo. Questa carenza impatta inevitabilmente il servizio offerto.
Da un lato gli utenti subiscono tempi di attesa alla fermata più lunghi e autobus affollati, dall’altro gli autisti subiscono una maggiore pressione dall’utenza e turnistiche difficoltose per compensare la mancanza di risorse. Un fenomeno che si autoalimenta e che intacca il servizio a 360°.
Indipendentemente dal fatto che la tua azienda stia affrontando o meno una carenza di personale, i tuoi conducenti sono una componente insostituibile della tua organizzazione e delle sue prestazioni e, in quanto tale, devi essere sicuro di soddisfare le loro preferenze e necessità
Senza conducenti soddisfatti è praticamente impossibile che le operazioni procedano fluidamente. Quindi… cosa è possibile fare per venire incontro alle esigenze degli autisti?
Un buon punto di inizio è chiedere direttamente a loro quali percorsi, turni e linee preferiscono, quando è il momento migliore per loro di riposarsi o andare in vacanza, in che modo preferiscono ricevere le comunicazioni dall’azienda e molto altro ancora. Tutte queste informazioni vengono inserite nel nostro software per elaborare automaticamente una turnistica che tenga conto delle loro preferenza e che consenta loro di lavorare più serenamente.
Le soluzioni Optibus per lo Pianificazione e il Rostering ti permettono dunque di elaborare una turnistica rispettosa delle necessità di ogni singolo autista e, da oggi, con il nostro software Optibus Operations, puoi ottenere ancora di più. Puoi infatti creare rosters che tengano conto delle preferenze di turni, giorni di vacanza e altro per ogni singolo conducente, nonché per diversi gruppi di conducenti.
Inoltre con la nostra Driver Platform - la piattaforma dedicata ai conducenti - puoi interagire direttamente con ciascun autista tramite il loro smartphone ovunque si trovino e in qualsiasi momento.
Questi sono solo alcuni esempi delle diverse necessità e preferenze dei tuoi conducenti ma ci sono molti altri fattori da tenere a mente. Per approfondire l’argomento, ti invitiamo a scaricare gratuitamente l’ultimo eBook che abbiamo realizzato e che affronta la tematica della carenza di conducenti nel mondo del trasporto pubblico. Un eBook ricco di spunti e suggerimenti per gestire al meglio le risorse umane (e la loro soddisfazione) nella tua azienda.
Preferisci guardare un video? Riascolta il webinar che abbiamo dedicato proprio a questa tematica.
Siamo certi che quanto letto fino ad ora possa tornarti utile. Noi di Optibus infatti conosciamo bene le sfide che persone come te si trovano di fronte ogni mattina ed è proprio per questo che abbiamo progettato e sviluppato il nuovo software Optibus Operations.
Dopo un'ampia fase di ricerca e test con clienti in tutto il mondo, Optibus Operations è stato ideato da zero e costruito su misura per risolvere le tue più grandi sfide. È una soluzione innovativa e mai vista prima che sta rivoluzionando il settore e capace di aggiornarsi costantemente per supportare tutte le tue esigenze operative oggi, così come quelle che troverai sulla strada da percorrere.
Optibus Operations, grazie ai suoi sofisticati algoritmi che si basano sull’Intelligenza Artificiale, elabora a 360° le operazioni garantendo la migliore ottimizzazione del servizio, riducendo sprechi e semplificando la gestione del servizio e delle buste paga. Il nostro software ti consentirà di prendere decisioni rapide e basate sui dati come mai accaduto prima d'ora, e soprattutto senza la necessità di alcun supporto tecnico.
In definitiva, tutto ciò si traduce in risparmi concreti e in miglioramenti oggettivi della soddisfazione dei tuoi dipendenti e dei tuoi utenti.
Optibus Operations sarà presto disponibile per tutti gli operatori in Italia e nel mondo: resta in contatto con noi per ricevere tutti gli aggiornamenti e, se vuoi saperne di più, richiedi una demo gratuita personalizzata sulle tue esigenze.