5 capacidades fundamentales para la operación de un depósito moderno

Si trabaja como asignador o despachador, gerente de flota o recursos humanos, o si está involucrado de alguna manera en la asignación de depósitos, sabemos lo complicado y desafiante que pueden ser las tareas cotidianas.

Las frustraciones que enfrenta permanentemente van desde dificultades con la gestión de las bases de datos de conductores y buses, que los conductores no se presenten a sus turnos a tiempo, hasta garantizar que la nómina y control de tiempo de trabajo sea preciso para cientos de conductores, y todo lo demás.

Sin embargo, para garantizar que en lo posible las rutas funcionen sin problemas y fiablemente, necesita un sistema de operaciones interno que le apoye en la resolución de todos estos obstáculos que se presentan diariamente.

Aunque para esto no existe una solución perfecta que se ajuste a todo, si desea aumentar la eficiencia operativa en toda su organización, hay varios factores imprescindibles que su sistema operativo debe ofrecerle.

Utilizando el software de asignaciones de depósito correcto, junto con procesos y prácticas adecuadas, no solo podrá eliminar el caos de último minuto, sino que también ahorrará tiempo, costes y problemas, y ofrecerá una experiencia espectacular a sus conductores y pasajeros.

Sin extendernos más, a continuación, encuentra las cinco capacidades fundamentales para el funcionamiento de un depósito moderno.

1. Tenga a mano los datos correctos

Para entender mejor lo que realmente sucede con su flota, conductores y pasajeros en las calles y en los depósitos necesita tener acceso amplio a una gran cantidad de datos, que pueden tener varias formas y figuras.

Por un lado, necesita acceder frecuentemente a los registros completos de sus conductores y buses, lo que incluye las especificaciones técnicas de estos últimos, la información de contacto de los conductores, y entre otros, los datos sobre sus licencias, afiliación sindical, preferencias de rutas y eventos programados.

Lo ideal sería utilizar una plataforma que pueda almacenar todos estos datos fundamentales en una sola base de datos centralizada. De esta manera, fácilmente puede buscar y filtrar todo en un solo lugar, para encontrar la información que necesita con poco esfuerzo y hacer los cambios o modificaciones inmediatamente.

De igual manera, también es necesario tener la capacidad de analizar y exportar un volumen alto de datos e informes, como métricas de costes, rendimiento y otros, y compartirlos con los interesados clave en toda la organización.

Si necesita una solución que le ayude a mitigar y unificar todos sus datos de conductores y buses, le recomendamos que vea nuestro producto Ops.

Ofrece gestión detallada de bases de datos de conductores y buses, por lo que puede acceder, administrar y analizar toda la información fundamental que necesita, e integrarla fácilmente a los demás sistemas que utiliza, incluidos datos CAD/AVL, sistemas de recursos humanos y gestión de flota, y toda su base de datos operativa.

Nuestro producto Ops, también le facilita analizar y exportar informes detallados que puede compartir con los interesados en toda su organización, como análisis de costes, excepciones, eventos y ahorros, con reglas y fórmulas personalizadas que permiten calcular estadísticas, códigos, e incluso preferencias para diferentes flujos de trabajo (por ejemplo, festivos globales para grupos de conductores).

Al tener acceso fácil y directo a los datos correctos, su organización logrará tener la visibilidad e información que tanto necesita, que se puede aprovechar para mejorar el rendimiento, reducir los costes y aumentar la satisfacción de los conductores y los pasajeros.

2. Asignaciones y validaciones en tiempo real

Sus operaciones suceden fuera, en el campo, en tiempo real, y cuando ocurren cambios o problemas de último minuto, debe actuar rápido. 

Tanto para hacer seguimiento inmediato al estado y ubicación de los conductores y vehículos, y comprender si los turnos están cubiertos o no, como para asegurarse de que todos los conductores estén en completa capacidad para trabajar los turnos que tienen asignados, intentar hacer todo esto manualmente no solamente es increíblemente engorroso, sino virtualmente imposible.

Necesita un software operacional que le permita visualizar toda esta información simultáneamente, para que pueda anticiparse y hacer cambios proactivos inmediatamente. Al mismo tiempo, debe ofrecerle la seguridad y tranquilidad de saber que los cambios son conformes completamente con todas las normas y reglamentaciones.

Afortunadamente, nuestro producto Ops es exactamente lo que necesita para hacer todo esto. Puede visualizar instantáneamente todos los conductores para un día dado, ordenados por fecha de inicio, y recibir notificaciones en tiempo real si hay cualquier problema o retraso.

También le permite intercambiar o asignar los conductores faltantes, y asegurarse de que sean los más adecuados para cada turno, con validaciones y sugerencias automáticas basadas en costes, disponibilidad y en el conjunto de reglas y preferencias que haya seleccionado (por ejemplo, de acuerdo con las normas del sindicato o las necesidades de su organización).

De esta manera, puede resolver cualquier problema antes de que suceda, inmediatamente, al tiempo que garantiza la conformidad completa con las reglas personalizadas que haya configurado, todo esto desde un sistema conveniente y centralizado.

3. Nómina dinámica y control de tiempo de trabajo

Hacer seguimiento a las horas de trabajo y remuneración de cientos, sino miles, de conductores es un proceso altamente intrincado, e intentar hacerlo todo manualmente es extremadamente difícil. 

No solo toma mucho tiempo y requiere grandes cantidades de mano de obra, sino que, al gestionar un volumen tan grande de datos de nómina, es probable que haya errores.

Hoy en día, con muchos sistemas intentar corregir incluso el cambio o equivocación más pequeña, como un conductor que recibe menos o más remuneración por tan solo 30 minutos, puede dar como resultado una gran cantidad de papeleo, y tiempo y esfuerzo desperdiciados, al igual retrasos significativos en la nómina de sus conductores.

Para garantizar que su organización funcione con la mayor eficiencia, necesita un sistema de nómina que haga seguimiento en tiempo real a las horas trabajadas de los conductores, y que también ofrezca la flexibilidad para hacer cambios y ajustes manuales en cualquier momento.

Para esto, Optibus Ops ofrece la solución ideal. Nuestro sistema de nómina dinámico y completamente flexible automáticamente muestra la asistencia de los conductores en tiempo real, mientras le permite hacer cambios manuales en cualquier momento.

Puede manejar incluso las situaciones nomina más complejas en toda su base de datos de conductores, e incluso calcular la predicción de trabajo futuro para las siguientes semanas.

Todo esto ayuda a reducir el riesgo de errores y asegura la precisión de la nómina, lo que resulta en mayor eficiencia, menos esfuerzos y problemas, y mayor satisfacción de los conductores y sindicatos.

4. La capacidad de planificar con anticipación

Sabemos que gran parte de sus operaciones cotidianas suceden en el momento, pero no tiene que ser así.

¿Y si por el contrario, tuviera la capacidad de planificar a largo plazo, construyendo cada aspecto de sus tipos de asignaciones por anticipado, todo en cuestión de segundos?

Nuestro producto Ops es exactamente lo que necesita para hacer esto. Planificar nuevas semanas de trabajo se convierte en un proceso sin esfuerzo: puede importar instantáneamente tus nóminas optimizadas, asignar conductores a la nómina, (con validaciones y recomendaciones basadas en las reglas que se definen) y luego implementar esos planes directamente en el calendario.

Incluso puede añadir reglas para conductores que no pueden trabajar a ciertas horas, y nuestro algoritmo las toma en cuenta. Además, nuestro sistema de nómina flexible, como lo describimos anteriormente, puede calcular los costes previstos de su trabajo planificado para el futuro, por lo que puede anticipar los costes esperados.

Al planificar más aspectos de sus operaciones anticipadamente, su organización dedica menos tiempo a apagar incendios de último minuto, y más tiempo centrado en tomar decisiones basadas en datos, para planificar proactivamente lo que viene.

5. Apoye las necesidades y preferencias individuales de los conductores

Por último, pero no menos importante, para que sus operaciones funcionen lo más fácil y eficientemente posible, debe hacer mucho énfasis en satisfacer las necesidades y preferencias de sus héroes anónimos: sus conductores.

En este momento, muchas organizaciones enfrentan escasez de conductores, un problema en aumento a nivel mundial que produce malas experiencias para todas las partes.

Los conductores están sometidos a mayor presión y largas horas de trabajo, lo que conduce a agotamiento y ausentismo. Esto resulta en que los pasajeros tienen que soportar largos tiempos de espera y autobuses abarrotados, lo que conduce a una mala experiencia y pérdida de la cantidad de pasajeros. Estos factores se refuerzan entre sí en un ciclo continuo que se hace permanente.

Sin importar si enfrenta o no una escasez en este momento, sus conductores son un componente irremplazable de su organización y de su rendimiento general, por esto, debe asegurarse de seguir sus aportes y preferencias.

Sin conductores satisfechos y contentos, no hay manera para que alguna vez sus operaciones funcionen sin problemas. Entonces, ¿cómo puede asegurarse de satisfacer las necesidades de los conductores?

Un excelente punto de partida es preguntarles directamente, entre otros, sobre las rutas, turnos y tipos de descansos que prefieren, sus medios de comunicación favoritos o sus necesidades de vacaciones, y luego, incorporar esta información para construir programaciones y tipos de asignaciones de turnos que aumenten su satisfacción y fomenten un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida.

Los productos de programación y asignación de turnos nativos de nube de Optibus apoyan su proceso de creación de asignaciones personalizadas que tienen en cuenta las necesidades y preferencias de sus conductores, y ahora, con nuestro producto Ops, puede llevar esto un paso adelante.

Puede crear tipos de asignaciones que tienen en cuenta las preferencias de turnos, días de vacaciones y mucho más para cada conductor individual, al igual que para diferentes grupos de conductores. 

Además, con nuestra plataforma para conductores simple y fácil de usar, puede interactuar y contactar directamente a los conductores mediante sus dispositivos móviles en cualquier momento y lugar.

Aunque estos son solo algunos ejemplos, cuando se trata de satisfacer las necesidades y preferencias de los conductores, hay muchos otros factores que se deben tener en cuenta. Para obtener más información sobre este tema, puede descargar nuestro último libro digital, Abordar la escasez de conductores, que tiene muchos consejos y mejores prácticas que le ayudarán a aumentar la satisfacción y retención en el tiempo. 

¿Prefiere ver un vídeo? Mire la reproducción de nuestro webinario, en la que debatimos ampliamente el tema.

Optibus Ops: Ayudamos a solucionar los principales desafíos de asignación de depósitos

Esperamos que la anterior información le haya sido útil e informativa. Aquí en Optibus, sabemos exactamente lo desafiantes que pueden ser las asignaciones de depósitos modernos, y por esto, creamos específicamente Optibus Ops.

Luego de una amplia investigación y pruebas de clientes de todo el mundo, Optibus Ops se desarrolló desde ceros, y está creada a la medida para solucionar sus principales desafíos. Es una solución holística y preparada para el futuro que está dando forma al sector, y avanza continuamente para satisfacer todas sus necesidades operativas, al igual que las que vienen más adelante.

Con nuestra infraestructura nativa de nube y avanzados algoritmos de inteligencia artificial y optimización, junto con la flexibilidad de ajustarse a todas sus reglas personalizadas, fórmulas de nómina, cambios en los flujos de asignación y mucho más, Optibus Ops le permite tomar rápidamente decisiones basadas en datos como nunca, sin necesidad de soporte técnico.

En últimas, todo esto se traduce en que su organización elimina los cambios de último minuto y el caos, ahorrando tiempo y costes significativos y aumentando la eficiencia general y la satisfacción de sus conductores y pasajeros.

Optibus Ops estará disponible para operadores de todo el mundo muy próximamente, por esto, manténgase sintonizado para recibir más noticias. Por ahora, si desea obtener más información sobre Optibus Ops, lo invitamos a reservar una demostración personalizada y presencial.