5 wichtige Funktionen für ein modernes Betriebshofmanagement

Ob DisponentIn, FlottenmanagerIn, Personalverantwortliche oder eine andere Rollen in Ihrem Unternehmen – wir wissen, wie kompliziert und herausfordernd die täglichen Aufgaben rund um das Betriebshofmanagement sein können.

Die Probleme, mit denen Sie regelmäßig konfrontiert werden, reichen von komplizierten Verwaltungsaufwänden bei Fahrer- und Fahrzeug-Datenbanken über plötzlich nicht angetretene Schichten bis hin zur korrekten Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung der Dienste – und alles, was sonst noch so dazwischen kommen kann.

Damit der Betrieb so reibungslos und zuverlässig läuft wie möglich, brauchen Sie ein Betriebssystem, das Sie bei der Bewältigung all dieser alltäglichen Aufgaben effizient unterstützt.

Wenn Sie die betriebliche Effizienz in Ihrem Unternehmen langfristig steigern möchten, gibt es einige unverzichtbare Faktoren, über die Ihr Betriebssystem verfügen sollte.

Mit der richtigen Dispositions-Software und dem richtigen Prozessmanagement verhindern Sie tägliches Chaos und Durcheinander, sparen Zeit, Kosten und Ärger und bieten Ihren FahrInnen als auch Ihren Fahrgästen ein erstklassiges Fahrerlebnis.

Nachfolgend finden Sie fünf Funktionen, über die jeder moderne Betriebshof verfügen sollte:

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1. Stets die richtigen Daten zur Hand haben

Um besser verstehen zu können, was mit Ihrer Flotte, Ihren FahrerInnen und Fahrgästen vor Ort (und im Betriebshof) wirklich passiert, benötigen Sie ausreichend Zugriff auf eine Vielzahl von Daten.

Zum einen benötigen Sie direkten Zugriff auf Fahrer- und Fahrzeugdaten – einschließlich der technischen Daten, der Kontaktinfos sowie Informationen zu Fahrerlaubnissen, Gewerkschaftsmitgliedschaften, Linienpräferenzen, geplante Ereignisse und mehr.

Idealerweise sollten Sie dafür eine Plattform nutzen, die alle diese wichtigen Daten in einer einheitlichen, zentralen Datenbank speichern kann. Auf diese Weise können Sie alles ganz einfach an einem Ort suchen und filtern und so mit minimalem Aufwand die benötigten Informationen finden und Änderungen und/oder Aktualisierungen direkt vornehmen.

Ebenso müssen Sie in der Lage sein, eine große Menge an Daten und Kennzahlen wie Kosten, Fahrleistung zu analysieren, Berichte zu exportieren und diese dann an andere  Projektbeteiligten weiterzuleiten.

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, mit der Sie alle Ihre Fahrer- und Fahrzeugdaten vereinfachen und vereinheitlichen können, empfehlen wir Ihnen unser neues Produkt „Disposition“.

Mit detaillierten Fahrer- und Fahrzeug-Datenbanken können Sie ganz einfach auf alle wichtigen Informationen zugreifen, diese verwalten und analysieren – und Ihre Daten nahtlos in alle anderen von Ihnen verwendeten Systeme integrieren (einschließlich CAD/AVL-Daten sowie Ihre Personal- und Flottenmanagementsysteme und die gesamte Betriebsdatenbank, kommenden Q1 2023).

Mit unserem Produkt Disposition können Sie außerdem detaillierte Berichte analysieren und exportieren und diese problemlos an alle Projektbeteiligte in Ihrem Unternehmen weiterleiten, unter anderem über Kostenanalysen, Ausnahmen, Ereignissen und Einsparungen. Benutzerdefinierte Regeln und Formeln zur Berechnung von Statistiken, Codes und sogar Präferenzen für verschiedene Arbeitsabläufe (zum Beispiel Feiertage für Fahrergruppen) lassen sich hierzu ganz einfach definieren.

Durch den unkomplizierten, direkten Zugriff auf die richtigen Daten erhält Ihr Unternehmen die dringend benötigte Transparenz und essenzielle Einblicke, die zur Leistungsoptimierung, Kostensenkung und Verbesserung der Zufriedenheit von FahrerInnen und Fahrgästen herangezogen werden können.

2. Zuordnung und Validierungen in Echtzeit

Der Betrieb passiert jetzt und hier  – und wenn in letzter Minute Änderungen oder Probleme auftreten, müssen Sie schnell handeln. 

Ganz gleich, ob Sie sporadisch den Status und Standort Ihrer FahrerInnen und Fahrzeuge verfolgen wollen (erste Integrationen in Q1 2023), sich einen Überblick über alle geplanten nicht geplanten Schichten verschaffen müssen oder sicherstellen möchten, dass alle Schichten pünktlich angetreten werden – all dies manuell zu machen ist nicht nur unglaublich umständlich, es ist schier unmöglich.

Sie brauchen deshalb eine Betriebssoftware, mit der Sie alle diese Informationen auf einmal anzeigen können. Nur so ist es möglich vorauszudenken und sofort proaktiv Änderungen vorzunehmen. Gleichzeitig müssen Sie die Gewissheit haben, dass Ihre Änderungen allen Regeln und Vorschriften vollständig entsprechen.

Zum Glück können Sie genau dies mit unserem Produkt Disposition tun. Sie können sofort alle Ihre FahrerInnen für jeden bestimmten Tag nach Startzeit sortiert anzeigen und erhalten Benachrichtigungen in Echtzeit, falls es zu Problemen oder Verzögerungen kommt.

Außerdem können Sie nicht angetretene Schichten ganz einfach neu besetzen oder zuweisen und mit automatischen Validierungen und Vorschlägen unter Berücksichtigung von Kosten, Verfügbarkeiten und Ihren Präferenzen (zum Beispiel Betriebsratsvorschriften) dafür sorgen, dass Sie für jede Schicht die am besten geeigneten FahrerInnen einteilen.

Auf diese Weise können Sie mögliche Probleme schon lösen, bevor sie überhaupt auftreten. Gleichzeitig wird die vollständige Einhaltung der von Ihnen festgelegten benutzerdefinierten Regeln gewährleistet – und das alles in einem benutzerfreundlichen, zentralen System.

3. Dynamische Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung

Die Arbeitszeiten und Vergütungen für Hunderte von FahrerInnen im Auge zu behalten ist äußerst komplex – und ziemlich kompliziert, wenn man all dies manuell erledigen möchte.

Dies ist nicht nur extrem zeit- und arbeitsintensiv. Bei der Verwaltung einer so großen Menge an Gehaltsabrechnungsdaten ist es außerdem kaum vermeidbar, dass sich Fehler einschleichen.

Bei vielen heutigen Systemen kann der Versuch, selbst die kleinste Änderung vorzunehmen oder ein Missgeschick zu korrigieren – beispielsweise ein Fahrer, der um nur 30 Minuten über- oder unterbezahlt wurde – viel Zeitverlust, Mühe und Bürokratie mit sich bringen (sowie erhebliche Verzögerungen bei der Gehaltsabrechnung).

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit höchster Effizienz arbeitet, benötigen Sie ein Gehaltsabrechnungssystem, das die Fahrstunden in Echtzeit verfolgt – und gleichzeitig flexibel genug ist, manuelle Änderungen und Anpassungen sofort vornehmen zu können.

Hier ist Optibus Disposition die ideale Lösung. Unsere dynamische, vollständig flexible Gehaltsabrechnung gibt die Anwesenheit des Fahrpersonals automatisch in Echtzeit wieder und ermöglicht Ihnen gleichzeitig, manuelle Änderungen direkt vorzunehmen.

Unser innovatives System kann selbst die komplexesten Szenarien bei der Gehaltsabrechnung in Ihrer gesamten Fahrerdatenbank abwickeln – und sogar die zukünftige vorhergesagte Arbeit für neue Wochen berechnen. 

All dies hilft Ihnen, das Fehlerrisiko zu reduzieren und die Genauigkeit der Gehaltsabrechnungen sicherzustellen. Dies führt zu einer besseren Effizienz, weniger Aufwand und Ärger sowie zu einer höheren Zufriedenheit bei Ihren FahrerInnen und dem Betriebsrat.

4. Vorausplanung

Bei der Disposition müssen Sie oft spontan reagieren – aber das muss nicht so sein.

Wie wäre es, wenn Sie stattdessen langfristig planen könnten, indem Sie jeden Aspekt Ihrer Dienstpläne in Protokoll im Voraus gestalten?

Mit unserem Produkt Disposition können Sie genau dies tun. Die Planung neuer Arbeitswochen gelingt so mühelos. Sie können Ihre optimierten Dienstpläne sofort importieren, FahrerInnen den Linienplänen zuweisen (mit Validierungen und Empfehlungen basierend auf den von Ihnen festgelegten Regeln) und diese Pläne dann direkt im Kalender bereitstellen.

Sie können sogar Regeln für FahrerInnen hinzufügen, die nur zu bestimmten Zeiten arbeiten können – unser Algorithmus berücksichtigt das (kommt später). Darüber hinaus kann unser flexibles Gehaltsabrechnungssystem (wie oben beschrieben) die voraussichtlichen Kosten für Ihre zukünftige geplante Arbeit berechnen, sodass Sie Ihre erwarteten Kosten besser kalkulieren können.

Wenn Sie mehr Ihrer Abläufe im Voraus planen, kommt es zu weniger Situationen, in denen es mal wieder „brennt“. Die so eingesparte Zeit kann dann für datengestützte Entscheidungen und proaktive Vorausplanung aufgewendet werden.

5. Unterstützung der individuellen Bedürfnisse und Präferenzen Ihrer FahrerInnen

Damit Ihr Betrieb so reibungslos und effizient wie möglich läuft, sollten Sie die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer FahrerInnen immer im Blick haben.

Iin vielen Unternehmen gibt es einen großen Fahrpersonalmangel.

FahrerInnen leiden unter enormen Druck und längeren Arbeitszeiten, da sie den Mangel an Ressourcen ausgleichen müssen, was wiederum Burnout und Fehlzeiten mit sich bringt. Dies führt zu längeren Wartezeiten und überfüllten Bussen, was sich negativ auf das Fahrgasterlebnis auswirkt. Langfristig bedeutet dies, dass Fahrgäste ausbleiben. Ein echter Teufelskreis!

Unabhängig davon, ob Sie von Fahrpersonalmangel betroffent sind oder nicht: Ihre FahrerInnen sind zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer FahrerInnen ernst zu nehmen.

Ohne glückliche und zufriedene FahrerInnen kann Ihr Betrieb nicht reibungslos funktionieren. Wie können Sie also die Bedürfnisse Ihrer Fahrer am besten erfüllen?

Ein guter Ausgangspunkt ist, sie um ihre direkte Meinung zu bitten: Welche Linien und Schichten werden bevorzugt? Was für Pausentypen sind sie? Wie kommunizieren sie am liebsten? Welche Präferenzen gibt es bei der Urlaubsplanung? All diese Informationen werden dann bei der Erstellung von Umlauf- und Dienstplänen berücksichtigt. So sorgen Sie dafür, dass Ihre FahrerInnen zufriedener sind und eine angemessene Work-Life-Balance haben.

Die Cloud-native Umlauf- und Dienstplanung von Optibus unterstützen Sie bei der schnellen Erstellung individueller Dienstpläne, die die Bedürfnisse und Präferenzen der Fahrer widerspiegeln – und jetzt können Sie mit unserem Produkt Disposition noch einen Schritt weiter gehen.

Sie können Dienstpläne erstellen, die die Schichtpräferenzen, Urlaubstage und mehr für jeden einzelnen FahrerIn sowie verschiedene Fahrergruppen berücksichtigen. 

Darüber hinaus können Sie mit unserer einfachen, benutzerfreundlichen Fahrpersonal-Plattform mit den FahrerInnen per Smartphone von überall und jederzeit einfach und direkt interagieren und sie mit einbeziehen.

Daneben gibt es zahlreiche weitere Bedürfnisse und Wünsche Ihrer FahrerInnen. Wenn Sie mehr zu diesem Thema zu erfahren wollen, laden Sie unser neuestes eBook „Tackling the Driver Shortage (Kampf dem Fahrermangel)“ herunter. Es ist voller Tipps mit denen Sie die Zufriedenheit der FahrerInnen und die Mitarbeiterbindung langfristig steigern können. 

Schauen Sie sich gerne auch unsere Webinar-Aufzeichnung an, in der wir dieses Thema ausführlich besprechen.

Optibus Disposition: Wir helfen Ihnen, Ihre größten Herausforderungen beim Betriebshofmanagement effektiv anzugehen

Wir von Optibus wissen, wie anspruchsvoll modernes Betriebshofmanagement ist – und genau deshalb haben wir Optibus Disposition entwickelt.

Optibus Disposition haben wir gemeinsam mit unseren Kunden auf der ganzen Welt erarbeitet. Dazu haben wir zahlreiche Interviews, Umfragen und Tests durchgeführt. Dank dieser Arbeit kann das System ganz individuell auf Ihre Umgebung angepasst werden. Optibus Disposition ist eine ganzheitliche, zukunftsorientierte Lösung. ein ganz neuer Ansatz in der Mobilitätsbranche. 

Mit unserer Cloud-nativen Infrastruktur und den innovativen KI- und Optimierungsalgorithmen sowie der Flexibilität, alle Ihre benutzerdefinierten Regeln, Gehaltsabrechnungsformeln und vieles mehr zu berücksichtigen, können Sie mit Optibus Disposition effizientere, schnellere, datengesteuerte Entscheidungen treffen.

Kurzfristige Änderungen und chaotische Zustände aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen gehören der Vergangenheit an. Sie werden erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen erzielen. Die Effizienz und Zufriedenheit Ihrer FahrerInnen und Fahrgäste wird sich erhöhen. 

Optibus Disposition wird auch alsbald für den deutschsprachigen Raum verfügbar sein – bleiben Sie also auf dem Laufenden und melden Sie sich für weitere Updates an. Wenn Sie mehr über Optibus Disposition erfahren möchten, buchen Sie noch heute eine persönliche, Live-Demo.